Hver gang en kunde læser en tekst på hjemmesiden eller modtager fx e-mail, sms eller brochure fra en virksomhed, danner han sig et billede af afsenderen. Stilen i sproget giver teksten et ansigt. Hvis sproget bærer præg af lange sætninger, mange fagudtryk og ord, der virker gammeldags og forældede, vil det give modtageren indtryk af en virksomhed, der ikke er fulgt med tiden, og som ikke forstår ham.
Mød kunden der, hvor han er
Derfor er det vigtigt, at alt, hvad virksomheden skriver, tager udgangspunkt i kunderne. Det gælder, uanset om det handler om hjemmesider, e-mails eller sms’er. Hvis kunden har skrevet til virksomheden tidligere, kan du derfor med fordel bruge nogle af kundens egne vendinger. Er det første gang, virksomheden skriver til kunden, skal du vælge et neutralt sprog. Det professionelle sprog skal helst være “usynligt”.
Nogle gyldne regler
Der er mange ting, der gør sig gældende, når det handler om at sikre godt og professionelt sprogbrug. Her har du nogle af de vigtigste:
Skriv altid det, der er vigtigst for kunden først
I virkeligheden falder det os ofte svært, fordi vi har lært lige siden skoletiden, at vi skal argumentere først og derved lede hen til en pointe. I professionel skriftlig kommunikation skal det være lige omvendt: Først skriver du pointen og bagefter kommer argumenterne.
Vær relevant, og fat dig i korthed
Generelt skal tekster være så korte og præcise som muligt. Sætningerne skal ikke være på mere end 15 – 20 ord, og fagudtryk bør undgås. Er de meget nødvendige for sammenhængen, bør du forklare dem.
Overskrifter og afsnit
For at lette læsningen og forståelsen bør du altid inddele din tekst i afsnit med relevante overskrifter. Det kan være svært at fornemme, hvor der eventuelt burde være et afsnit, men ud fra indholdet vil det ofte falde naturligt. Et afsnit bør dog aldrig bestå af kun én sætning. Desuden er det væsentligt at nævne, at overskrifterne skal være relevante og sigende.
Skriv korrekt
Det er vigtigt, at virksomhedens tekster er korrekte. Der må ikke være stave- eller slåfejl. Det virker sjusket og uprofessionelt, og når kunden har fundet én fejl, vil han ofte bruge resten af tiden på at lede efter den næste. Derved kan han let overse selve budskabet i teksten og i stedet blot fokusere på fejlene.
Vil du læse mere?
Vi har samlet en række gode råd om at skrive gode tekster. Du finder dem her.