Vi har samlet en række skriveråd her. Mange af rådene kan du finde uddybet i bogen Skriveguide.
Tænk over formålet
Jo mere du ved om modtageren og formålet med kommunikationen, jo lettere er det at målrette din tekst både i indhold og tone. Al kommunikation skal tilrettelægges efter formålet. Derfor er det vigtigt, at du tænker over, hvorfor du skriver til modtageren.
Når du har fundet ud af formålet, skal du tænke over, hvem modtageren er: Er der tale om en enkeltperson – hvem? Er der tale om en gruppe – hvilken? Hvor meget kan modtageren forstå, hvad betyder noget for modtageren osv. Jo mere du ved om modtageren og formålet med kommunikationen, jo lettere er det at målrette teksten i både indhold og tone.
Målret dit sprog
At målrette dine tekster præcist til modtageren er vigtigt. Hav derfor modtageren i tankerne helt fra starten af skrivefasen. Hvis du ikke skriver målrettet, så modtageren forstår, hvorfor du skriver, kan du lige så godt lade være!
Derfor, tænk over:
- Hvem skriver jeg til: Kunde, leverandør, kollega?
- Hvad har modtageren brug for at få at vide – sortér det fra, som udelukkende er noget, du selv har brug for at fortælle
Sæt modtageren i centrum, når du tænker over:
- Formål: Hvorfor skriver du til netop ham/hende, og hvad er budskabet?
- Emne: Hvad handler det om – er det fx et emne, som modtageren ved noget om i forvejen, eller er det helt nyt og kræver mere forklaring?
- Afsender: Hvilket billede ønsker du eller din virksomhed, at modtageren får? Har I fx et værdisæt eller en sprogpolitik, som du skal følge?
- Sammenhæng: Hvilken sammenhæng indgår din tekst i? Har du fx sendt noget tidligere, er det et svar osv.
- Medie: E-mail, sms eller brev – har modtageren specielle behov? Typisk skal du svare tilbage i samme medie, som modtageren har skrevet til dig i.
- Genre: Er det et ubehageligt brev, fx en rykker, eller er det mere informativt? Det første kræver, at du tænker meget på høflighed, i det sidste kan du være mere direkte.
- Disposition: Hvad er det vigtigste budskab i din tekst? Sørg for at skrive det vigtigste for modtageren først. Form: Hvordan ser det ud på papiret eller i e-mailen? Er det overskueligt og indbydende sat op?
Spejl din modtager
Du gør din modtager venligt stemt, når du aflæser din modtager og kommer vedkommende i møde.
Ved at referere til indholdet i en mail, sms eller en telefonsamtale fortæller du allerede fra starten modtageren, at du har lyttet til ham og nu vil hjælpe ham. Du kan med fordel fortsætte med at referere til modtagerens henvendelse hele teksten igennem, så modtageren hele tiden får fornemmelsen af at blive lyttet til. Det giver mere tilfredshed og forståelse i den anden ende.
En anden måde at spejle modtageren på er at bruge samme tiltaleform, som er brugt over for dig.
Får du en henvendelse, hvor der bliver bandet og brugt dårligt dansk, skal du selvfølgelig ikke spejle det.
Skriv det vigtigste for modtageren først
Når du har fundet ud af, hvad formålet er, ved du også, hvad der er det vigtigste for modtageren få at vide – det er nemlig formålet. Og du skal skrive det vigtigste for modtageren først.
- Når formålet er bestemt, ved du, hvad der er det vigtigste for modtageren.
- Det vigtigste skal stå først.
- Husk, at det vigtigste for dig, ikke nødvendigvis er det vigtigste for modtageren.
Disponer indholdet
Når du skriver, er det vigtigt, at du tænker over disponeringen. På den måde kan du bedre skelne mellem vigtigt og mindre væsentligt og dermed servere dit budskab så præcist som muligt for modtageren. Herunder kan du læse mere om ‘nyhedstrekanten’, som er en meget anvendelig dispositionsmodel. Derudover har vi skrevet kort om, hvad en god indledning og afslutning indeholder.
Nyhedstrekanten
En tekst kan stilles op efter “nyhedstrekanten”, som avisartikler også er stillet op efter:
- Det vigtigste først – det er oftest konklusionen
- Forklaring
- Detaljer
Du kan fx bruge modellen, hvis du er sagsbehandler i en kommune og skal skrive en afgørelse til en borger:
- Hvad er resultatet?
- Hvad er konsekvensen af resultatet?
- Hvorfor blev det sådan?
- Hvilke muligheder har modtageren nu?
Detaljer, forudsætninger og forbehold bør altså vente. Det belaster modtagerens hukommelse at skulle gemme mange detaljer, før budskabet kommer frem. Den, der læser teksten første gang, ved jo ikke, hvad hovedbudskabet er og bruger derfor kræfter allerede fra starten. Og spildte kræfter skaber nemt irritation.
Om indledningen
Indledning er dit første møde med modtageren, den skal derfor bruges rigtigt:
- Gør modtageren tryg ved at vise, at du ved, hvad der er vigtigst for ham.
- Spejl modtageren, dvs. referér fx til en mail, sms eller en telefonsamtale.
Om afslutningen
Skal sammen med indledningen danne en ramme om brevet.
- Du kan evt. gentage noget fra indledningen. Det var jo der, det vigtigste stod.
- Fortæl modtageren, hvad der nu skal ske.
Vær relevant
Skriv aldrig mere end det, modtageren har brug for at vide. For mange irrelevante informationer får budskabet til at drukne. Tænk over, hvad der er vigtigt for modtageren at få at vide – ikke hvad der er vigtigt for dig at fortælle.
Det er nemt at fylde ekstra information på, når du nu alligevel er i gang med at skrive. Men du risikerer, at modtageren ikke læser det, som er relevant for ham at få at vide.
Så svar kun på det, modtageren spørger om! MEN vær også opmærksom på, at modtageren kan have stillet indirekte spørgsmål, som han forventer at få et svar på.
Undgå svære fagord
Spørg dig selv, om du kendte og brugte ordet, og med lige den betydning, inden du begyndte i din branche. Hvis svaret er nej, så skal du ikke regne med, at andre uden for din branche kender det. Skriv tingene, som “normale mennesker” ville skrive det, og skriv evt. fagordet i en efterfølgende parentes.
Undgå “mosord”
Der findes en række ord, som stort set kun bruges på skrift. Og når de bliver brugt, lugter de langt væk af gamle dage, bureaukrati og skrankepaver. Der findes mange betegnelser for den type ord; vi har valgt at kalde dem mosord, for de er så gamle, at der burde gro mos på dem.
Her kan du se en liste over eksempler på nogle typiske mosord og deres mere tidssvarende alternativer.
Vær konkret i stedet for abstrakt
Jo mere konkret du er, jo bedre kan læseren forstå, hvad du mener. Jo mere abstrakt et begreb er, jo længere tid skal læseren bruge på at forstå det. Det kan hjælpe at bruge eksempler for at gøre det generelle konkret og forståeligt.
Undgå forkortelser
Undlad så vidt muligt at bruge forkortelser, fordi der kan være stor forskel på, hvem der forstår hvilke forkortelser. Helt almindelige forkortelser kan dog godt bruges – som fx bl.a., osv.
Pas på med ironi
Undgå ironi, fordi det let kan komme til at virke nedladende. Og det kan være svært at vide, om ironien bliver opfattet rigtigt.
Skriv ligeud
Brug ikke et kringlet sprog. Der er ingen grund til at skrive bagvendt og indviklet, hvis du kan udtrykke dig lige ud af landevejen. Hav maks. 1 indskud pr. sætning.
Fortæl én ting ad gangen
Maks. én ny oplysning pr. sætning. Spørg evt. dig selv, hvad du kan udelade?
Pas på med fritløbende gæs!
Overdreven brug af “gåseøjne” kan få din “tekst” til at “miste” “troværdighed”. Det samme gælder desuden for udråbstegn. Ét udråbstegn er som regel nok!!!
Aktivt sprog til mennesker
Det er vigtigt, at der er mennesker til stede i begge ender af kommunikationen. Derfor kan du med fordel skrive “du” til modtageren og “jeg” og “vi” om dig selv og dit firma. På den måde bliver det gjort mere tydeligt, hvem der gør hvad – og for hvem.
Undgå passiv (lideform) så meget som muligt. Passivformer har ikke nogen agent, der udfører verbet, fx
- “Hermed fremsendes det ønskede materiale.” (Passiv)
- “Jeg sender dig her det materiale, som du ønskede.” (Aktiv)
Skriv præcist
Modtageren skal altid vide præcist, hvornår han skal gøre noget, hvad han skal gøre, og hvad konsekvensen kan blive, hvis han ikke gør noget. Det handler om at motivere, så han forstår, hvad han får ud af at gøre, som du beder dem om.
- Hvad skal modtageren gøre?
- Hvornår skal han gøre noget?
- Hvad sker der, hvis han ikke gør noget?
- What’s in it for me? Motivér modtageren.
Undgå ord, der kan forstås på flere måder (gummiord), fx
- snarest muligt
- hurtigst muligt
- i rimeligt omfang
- tilstrækkelig sikring.
Korte ord og sætninger
Sætningerne skal ikke være på mere end maks. 15-20 ord, fordi de ellers bliver svære at læse og forstå. Undgå lange og sammensatte ord og variér sætningslængderne, så det heller ikke bliver for ensformigt at læse.
Undgå sætningsord
Sætningsord (verbalsubstantiver) er, når et udsagnsord (verbum) bliver lavet om til et navneord (substantiv) fx undersøger – undersøgelse, beregner – beregning, bekræfter – bekræftelse, føre ajour – ajourføring. Du kan kende sætningsordene på, at de ender på -ion, -sion, -tion, -ing og -else, -sel.
Undgå lange sammensatte ord
Vi kalder dem også “bændelsormsord”, fordi det ene ord æder det andet og bliver længere og længere, fx “virksomhedsrationaliseringseksperter”, der lige så godt kan skrives “eksperter i rationalisering af virksomheder”.
Overskrifter og afsnit
Du hjælper læseren, hvis du sætter overskrifter ind, som fortæller, hvad han nu skal læse om. Selv en tekst på kun én side bliver meget mere overskueligt, hvis der er overskrifter for hvert afsnit. Men husk, at indholdet i afsnittet skal svare til overskriften. Hvis du ikke kan finde på en overskrift til et afsnit, er det som regel, fordi der er fyldt for mange informationer i afsnittet. Husk også, at et afsnit ikke kun skal bestå af en enkelt sætning.
- Inddel teksten i afsnit
- Sæt overskrifter ind over nogle af afsnittene
- Indholdet i et afsnit skal svare til overskriften
- Pas på med for korte og for lange afsnit
- Sæt teksten op i punktform, hvis informationerne kan grupperes i punkter.
Skriv korrekt
Hvis du laver stavefejl, tegnsætningsfejl eller andre sproglige fejl, risikerer du, at modtageren lægger mere mærke til fejlene end til indholdet i teksten.
Det professionelle sprog skal være usynligt. Det betyder bl.a., at det skal være korrekt. For der er ikke noget, der tiltrækker sig opmærksomheden, som fejl og unøjagtigheder. Fejl virker forstyrrende for læsningen – og det tegner et billede af en “inkompetent” afsender (som kan være fagligt meget dygtig).
Tjek med autokorrekturen og retskrivningsordbogen, hvis du er i tvivl. Det er dog svært at læse korrektur på egne tekster, så få gerne en kollega til at kigge dine tekster igennem, inden de bliver sendt. Tjek også din tegnsætning: kommaer, punktummer, apostroffer osv. Hvis du har meget lidt tid, kan du læse korrektur bagfra, det fanger mange fejl, fordi du kommer til at læse teksten uden den sammenhæng, du har skrevet den i.
- Undgå stave- og tegnsætningsfejl
- Brug stavekontrollen
- Slå op i Retskrivningsordbogen, Nudansk Ordbog eller Håndbog i Nudansk
- Læs korrektur bagfra.