Et tredje gode råd til at skrive sprogprisværdige tekster sætter modtageren i fokus. Hvem skriver du til?
Det kan virke Indlysende at skulle skrive til sine modtagere. At skrive modtagerorienteret er faktisk regel nummer et, når fx et brev eller en e-mail skal forfattes. Alligevel skriver mange virksomheder afsenderorienteret. Tankegangen er, at ‘det her er vigtigt for os at fortælle’, frem for at ‘det her er vigtigt for modtageren at vide’. Hvad vil du helst selv læse?
Prisen for årets bedste brev/e-mail gik i år til KMD og de kommunale jobcentre, der sammen har lavet et nyt og mere forståeligt standardbrev til sygemeldte, der er på vej til igen at komme i arbejde. Med dommernes ord sætter brevet modtageren og vedkommendes situation i centrum og byder sagligt, men også kærligt op til dans.
Saglighed og kærlighed
Saglighed og kærlighed (eller i hvert fald omtanke) udelukker nemlig ikke hinanden. Men balancen kan være svær. Det oplevede Marianne Borreby Therkildsen og Sidsel Holm Clemmensen fra KMD, som har været med til at omskrive bl.a. dette brev, hvor jura, kommuneswahili og SYSTEMET fylder meget lidt.
“Vi har jo forsøgt med de her breve at sikre os en imødekommenhed. Selvfølgelig er vi også nødt til at kigge på lovgivningen. Vi har været nogle paragrafknusere og omskrevet det, som man vil true med, og som borgerne skal overholde, så det er forståeligt for den enkelte borger,” fortæller Marianne Borreby Therkildsen om processen, der også mødte udfordringer undervejs.
Ingen “kære” i Nordjylland
“Vi havde nogle jobcentermedarbejdere inde over, som skulle se på brevene. De var oppe at stå et par gange. Bl.a. fordi de skulle skrive “kære Hans Jensen”. For det der “kære” kunne man ikke i Nordjylland i hvert fald. Så der var nogle udfordringer hen ad vejen, men vi fik dem overbevist om, at det var det rigtige,” siger Sidsel Holm Clemmensen.
LÆS OGSÅ:
(Foto: Jørgen Chr. Wind Nielsen)